MONITORING DAN  EVALUASI

 

 

 

PENDAHULUAN

 

Monitoring dan Evaluasi (M&E) merupakan dua kegiatan terpadu dalam rangka pengendalian suatu program. Meskipun merupakan satu kesatuan kegiatan, Monitoring dan Evaluasi memiliki fokus yang berbeda satu sama lain. Karena kegiatan ini menggunakan metode pelatihan (workshop) maka bahan ini hanya sebagai pengayaan yang dilengkapi informasi pokok mencakup aspek-aspek penting dari Monitoring dan Evaluasi (MONEV), seperti pengertian, tujuan, fungsi, manfaat hingga proses pembuatannya.

 

PENGERTIAN MONITORING & EVALUASI

 

Kegiatan monitoring lebih berpunpun (terfokus) pada kegiatan yang sedang dilaksanakan. Monitoring dilakukan dengan cara menggali untuk mendapatkan informasi secara regular berdasarkan indikator tertentu, dengan maksud mengetahui apakah kegiatan yang sedang berlangsung sesuai dengan perencanaan dan prosedur yang telah disepakati. Indikator monitoring mencakup esensi aktivitas dan target yang ditetapkan pada perencanaan program. Apabila monitoring dilakukan dengan baik akan bermanfaat dalam memastikan pelaksanaan kegiatan tetap pada jalurnya (sesuai pedoman dan perencanaan program). Juga memberikan informasi kepada pengelola program apabila terjadi hambatan dan penyimpangan, serta sebagai masukan dalam melakukan evaluasi.

 

Secara prinsip, monitoring dilakukan sementara kegiatan sedang berlangsung guna memastikan  kesesuain proses dan capaian sesuai rencana atau tidak. Bila ditemukan penyimpangan atau kelambanan maka segera dibenahi sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai rencana dan targetnya. Jadi, hasil monitoring menjadi input bagi kepentingan proses selanjutnya. Sementara Evaluasi dilakukan pada akhir kegiatan, untuk mengetahui hasil atau capaian akhir dari kegiatan atau program.  Hasil Evaluasi bermanfaat bagi rencana pelaksanaan program yang sama diwaktu dan tempat lainnya.

 

Seperti terlihat pada gambar Siklus Majamen Monev, fungsi Monitoring (dan evaluasi) mnerupakan satu diantara tiga komponen penting lainnya dalam system manajelemen program, yaitu Perencanaan, Pelaksanaan dan Tindakan korektif (melalui umpan balik).  Sebagai siklus, dia berlangsung secara intens keaarah pencapaian target-target antara dan akhirnya tujuan program.

 

FUNGSI MONITORING DAN EVALUASI

 

 

Menurut Dunn (1981), monitoring mempunya empat fungsi, yaitu:

1.    Ketaatan (compliance). Monitoring menentukan apakah tindakan administrator, staf, dan semua yang terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah ditetapkan.

2.    Pemeriksaan (auditing). Monitoring menetapkan apakah sumber dan layanan yang diperuntukkan bagi pihak tertentu (target) telah mencapai mereka.

3.    Laporan (accounting). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu “menghitung” hasil perubahan sosial dan masyarakat sebagai akibat implementasi kebijaksanaan sesudah periode waktu tertentu.

4.    Penjelasan (explanation). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu menjelaskan bagaimana akibat kebijaksanaan dan mengapa antara perencanaan dan pelaksanaannya tidak cocok

 

Penilaian (Evaluasi) merupakan tahapan yang berkaitan erat dengan kegiatan monitoring, karena kegiatan evaluasi dapat menggunakan data yang disediakan melalui kegiatan monitoring. Dalam merencanakan suatu kegiatan hendaknya evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan, sehingga dapat dikatakan sebagai kegiatan yang lengkap. Evaluasi diarahkan untuk mengendalikan dan mengontrol ketercapaian tujuan. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai serta memberikan gambaran tentang manfaat suatu kebijakan. Istilah evaluasi ini berdekatan dengan penafsiran, pemberian angka dan penilaian. Evaluasi dapat menjawab pertanyaan “Apa pebedaan yang dibuat” (William N Dunn : 2000).

 

Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program itu mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak. Evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil yang dicapai (output). Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan setidaknya dalam suatu periode (tahapan), sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis program yang dibuat dalam perencanaan dan dilaksanakan.

 

 

TUJUAN MONEV

 

Umpan balik dari sebuah program akan dipergunakan dalam perbaikan dan penyesuaian komponen-komponen yang tidak maksimal dalam pelaksanaan program. Bila memungkinkan perubahan scenario dan konsolidasi sumberdaya (proses manajemen) dapat dilakukan dalam pelaksanaan program sehingga lebih menjamin keberhasilan program.

 

Monitoring bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program yang sedang berjalan, untuk mengetahui kesenjangan antara perencanaan dan terget. Dengan mengetahui kebutuhan ini pelaksanaan program dapat membuat penyesuaian dengan memanfaatkan umpan balik tersebut. Kesenjangan yang menjadi kebutuhan itu bisa jadi mencakup faktor biaya, waktu, personel, dan alat, dan sebagainya.

 

Dengan demikian, dapat diketahui misalnya berapa jumlah tenaga yang perlu ditambahkan atau dikurangi, alat atau fasilitas apa yang perlu disiapkan untuk melaksanakan program tersebut, berapa lama tambahan waktu dibutuhkan, dan seterusnya. Sementara itu, Evaluasi bertujuan memperoleh informasi yang tepat sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan tentang perencanaan program, keputusan tentang komponen input pada program, implementasi program yang mengarah kepada kegiatan dan keputusan tentang output menyangkut hasil dan dampak dari program kegiatan, dan terutama apa yang dapat diperbaiki pada program yang sama yang akan dilaksanakan di waktu dan tempat lain.

 

Secara umum tujuan pelaksanaan M&E adalah;

1.    Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana

2.    Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi

3.    Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.

4.    Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,

5.    Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

 

Secara lebih terperinci monitoring bertujuan untuk:

1.    Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan;

2.    Memberikan masukan tentang kebutuhan dalam melaksanakan program;

3.    Mendapatkan gambaran ketercapaian tujuan setelah adanya kegiatan;

4.    Memberikan informasi tentang metode yang tepat untuk melaksanakan kegiatan;

5.    Mendapatkan informasi tentang adanya kesulitan-kesulitan dan hambatan-hambatan selama kegiatan;

6.    Memberikan umpan balik bagi sistem penilaian program;

7.    Memberikan pernyataan yang bersifat penandaan berupa fakta dan nilai.

 

 

FUNGSI MONEV

 

Proses pengambilan keputusan berjalan atau berhentinya/perubahan sebuah atau beberapa program yang berkaitan dilakukan melalui proses evaluasi.

Fungsi Pengawasan dalam kerangka kegiatan monitoring dan evaluasi terutama kaitannya dengan kegiatan para pimpinan dalam tugas dan tanggungjawabnya adalah sebagai berikut:

 

1.    Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap orang / manejer/ pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.

2.    Membidik para pekerja atau pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

3.    Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, kelainan dan kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.

4.    Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan yang tidak perlu.

 

Dalam kaitannya dengan monitoring Moh. Rifai (1986) menjelaskan fungsinya sebagai berikut:

1.      Evaluasi sebagai pengukur kemajuan;

2.      Evaluasi sebagai alat perencanaan;

3.      Evaluasi sebagai alat perbaikan.

 

Berdasarkan uraian uraian di atas dapat disimpulkan fungsi utama monitoring terkait dengan perihal: mengukur hasil yang sudah dicapai dalam melaksanakan program dengan alat ukur rencana yang sudah dibuat dan disepakati,  menganalisa semua hasil pemantauan (monitoring) untuk dijadikan bahan dalam mempertimbangkan keputusan lanjutan.

 

 

MANFAAT MONEV

 

Secara umum manfaat dari penerapan sistem monitoring dan evaluasi dalam suatu program adalah sebagai berikut:

 

            1.      Monitoring dan Evaluasi (M&E) sebagai alat untuk mendukung perencanaan:

 

  Penerapan sistem M&E yang disertai dengan pemilihan dan penggunaan indikator akan memperjelas tujuan serta arah kegiatan untuk pencapaian tujuan tersebut.

  Pemilihan indikator program yang melibatkan berbagai pihak secara partisipatif tidak saja berguna untuk mendapatkan indikator yang tepat tetapi juga akan mendorong pemilik proyek dan berbagai pihak yang berkepentingan untuk mendukung suksesnya program.

 

2.    Monitoring dan Evaluasi (M&E) sebagai alat untuk mengetahui kemajuan program:

 

  Adanya sistem M&E yang berfungsi dengan baik memungkinkan pelaksana program mengetahui kemajuan serta hambatan atau hal-hal yang tidak diduga yang secara potensial dapat menghambat jalannya program secara dini. Hal terakhir bermanfaat bagi pelaksana program untuk melakukan tindakan secara tepat waktu dalam mengatasi masalah.

  Informasi hasil M&E dapat memberikan umpan balik kepada pelaksana program tentang hasil capaian program, dalam arti sesuai atau tidak sesuai dengan yang diharapkan

  Bilamana hasil program belum sesuai dengan harapan maka pelaksana program dapat melakukan tindakan penyesuaian atau koreksi secara tepat dan cepat sebelum program terlanjur berjalan tidak pada jalurnya. Dengan demikian informasi hasil M&E bermanfaat dalam memperbaiki jalannya implementasi program.

 

3.      Monitoring dan Evaluasi (M&E) sebagai alat akuntabilitas program dan advokasi:

 

  M&E tidak hanya memantau aktivitas program tetapi juga hasil dari aktivitas tersebut. Informasi pemantauan terhadap luaran dan hasil (output dan outcome) program yang dipublikasikan dan dapat diakses oleh pemangku kepentingan akan meningkatkan akuntabilitas program.

  Informasi hasil M&E dapat dipakai sebagai bahan masukan untuk advokasi program kepada para pemangku kepentingan.

  Informasi tersebut akan memicu dialog dan pembelajaran serta memacu keikutsertaan

 

 

 

PERUMUSAN MANFAAT M&E

 

Manfaat M&E dapat dilihat dari 2 (dua) sisi, yaitu manfaat bagi pihak Penanggung Jawab Program dan manfaat bagi Pengelola Proyek, yaitu:

 

1.         Bagi pihak Penanggung Jawab dan Pengelola Program :

 

  Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi.

  Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja

  Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan

  Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya.

  Sebagai dasar untuk melakukan M&E selanjutnya.

  Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat

 Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.

 Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek.

 

2.         Bagi pihak penerima dana BOSDA:

  Meringankan beban biaya operasional sekolah

  Memacu diri untuk meningkatkan prestasi

  Memacu semangat untuk meraih cita-cita

 

 

PRINSIP-PRINSIP MONEV

 

Hal yang paling prinsipil dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi adalah acuan kegiatan monitoring adalah ketentuan-ketentuan yang disepakati dan diberlakukan, selanjutnya sustainability kegiatannya harus terjaga, dalam pelaksanaannya objektivitas sangat diperhatikan dan orientasi utamanya adalah pada tujuan program itu sendiri.

 

Adapun prinsip-prinsip monitoring sebagai berikut:

 

1.      Monitoring harus dilakukan secara terus-menerus

2.      Monitoring harus menjadi umpan balik bagi perbaikan kegiatan program organisasi

3.      Monitoring harus memberi manfaat baik terhadap organisasi maupun terhadap pengguna produk atau layanan.

4.      Monitoring harus dapat memotifasi staf dan sumber daya lainnya untuk berprestasi

5.      Monitoring harus berorientasi pada peraturan yang berlaku

6.      Monitoring harus obyektif

7.      Monitoring harus berorientasi pada tujuan program.

 

Adapun mengenai prinsip-prinsip evaluasi, Nanang Fattah (1996) mengemukakan ada 6 prinsip, yaitu:

 

1.      Prinsip berkesinambungan, artinya dilakukan secara berlanjut.

2.      Prinsip menyeluruh, artinya keseluruhan aspek dan komponen program harus dievaluasi

3.      Prinsip obyektif, artinya pelaksanaannya bebas dari kepentingan pribadi.

4.      Prinsip sahih, yaitu mengandung konsistensi yang benar-benar mengukur yang seharusnya diukur.

5.      Prinsip penggunaan kritis

6.      Prinsip kegunaan atau manfaat

 

Prinsip dasar lainnya:

 

1.      Sistem M&E dibuat sederhana; disesuaikan dengan kapasitas dan sumber daya yang tersedia. Hal ini untuk menghindari kesulitan implementasi di lapangan.

2.      Tujuan yang jelas. Kegiatan M&E difokuskan pada hal-hal yang relevan dengan tujuan dari monitoring itu sendiri yang dikaitkan dengan aktivitas dan tujuan program. Jangan mengumpulkan data yang tidak relevan dengan kebutuhan program. Perlu dibuat logframe, intervention logic model, dan rencana kerja M&E yang antara lain mencakup rincian indicator kinerja yang akan dipantau.

3.      Dilakukan tepat waktu; ini merupakan esensi monitoring karena ketersediaan data on-time diperlukan bagi pihak manajemen/pengguna data untuk penyelesaian masalah secara tepat waktu. Selain itu ketepatan waktu monitoring juga penting untuk mendapatkan data akurat dalam memantau obyek tertentu pada saat yang tepat.

4.      Informasi hasil M&E harus akurat dan objektif; informasi tidak akurat dan objektif bisa menyebabkan false alarm. Perlu mekanisme untuk check konsistensi dan akurasi data.

5.      Sistem M&E bersifat partisipatif dan transparan; perlu pelibatan semua stakeholders dalam penyusunan design dan implementasinya, serta hasilnya dapat diakses oleh semua pihak.

6.      Sistem M&E dibuat flexible; dalam artian tidak kaku tapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi tapi masih dalam batas koridor SOP.

7.      Bersifat action-oriented; monitoring diharapkan menjadi basis dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Oleh karena itu sejak awal perlu dilakukan analisa kebutuhan informasi untuk menjamin bahwa data monitoring akan digunakan untuk melakukan tindakan.

8.      Kegiatan M&E dilakukan secara cost-effective.

9.      Unit M&E terdiri dari para specialists yang tidak hanya bertugas mengumpulkan data tetapi juga melakukan analisa masalah dan memberikan rekomendasi pemecahan masalah secara praktis.

 

 

PENDEKATAN DAN TEKNIK MONEV

 

Teknik dalam pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan melalui kegiatan observasi langsung atas proses, wawancara kepada sumber/pelaku utama, dan kegiatan diskusi terbatas melalaui forum group discussion untuk memperoleh klarifikasi pelaksanaan program.

 

1. Pendekatan

 

Ada empat cara untuk memonitor keluaran dan dampak. Keempat cara atau pendekatan itu adalah pelaporan sistem sosial (social accounting), eksperimentasi sosial (social experimentation), pemeriksaan sosial (social auditing) dan pengumpulan bahan untuk penelitian sosial (social research cumulation). Pendekatan ini masingmasing mempunyai dua aspek yaitu aspek yang berhubungan dengan jenis informasi yang diperlukan (Dunn, 1981).

 

Keempat pendekatan ini mempunyai ciri yang bersamaan yaitu bahwa keempatnya:

 

  TERPUSAT KEPADA KELUARAN KEBIJAKSANAAN, sehingga dalam monitoring ini sangat diperhatikan variabel yang mempengaruhi keluaran, baik yang tidak dapat dikontrol oleh pembuat kebijaksanaan (misalnya kondisi sekarang yang sudah ada), dan variabel yang dapat dimanipulasikan atau diramalkan sebelumnya;

 

  BERPUSAT PADA TUJUAN, yaitu untuk memberikan pemuasan kebutuhan, nilai atau kesempatan kepada klien atau target;

 

  BERORIENTASI PADA PERUBAHAN. Tiap-tiap pendekatan itu berusaha untuk memonitor perubahan dalam suatu jangka waktu tertentu, baik dengan menganalisis perubahan unjuk kerja antara beberapa program yang berbeda atau yang sama beberapa variabelnya, atau kombinasi antara keduanya;

 

  MEMUNGKINKAN KLASIFIKASI SILANG KELUARAN DAN DAMPAK berdasarkan variabel-variabel lain termasuk variabel yang dipergunakan untuk memonitor masukan kebijaksanaan (waktu, uang, tenaga, perlengkapan) dan proses kebijaksanaan (aktivitas, dan sikap administratif, organisasi dan politis yang diperlukan untuk transformasi masukan kebijaksanaan menjadi keluaran), dan

 

  BERHUBUNGAN DENGAN ASPEK PELAKSANAAN KEBIJAKSANAAN secara obyektif maupun subyektif. Indikator obyektif didasarkan atas data baru yang diperoleh melalui survei sampel atau studi lapangan (Dunn, 1981).

 

2. Teknik

 

  OBSERVASI: Observasi ialah kunjungan ke tempat kegiatan secara langsung, sehigga semua kegiatan yang sedang berlangsung atau obyek yang ada diobservasi dan dapat dilihat. Semua kegiatan dan obyek yang ada serta kondisi penunjang yang ada mendapat perhatian secara langsung

 

  WAWANCARA DAN ANGKET: Wawancara adalah cara yang dilakukan bila monitoring ditujukan pada seseorang. Instrumen wawancara adalah pedoman wawancara. Wawancara itu ada dua macam, yaitu wawancara langsung dan wawancara tidak langsung.

 

  FORUM GROUP DISCUSSION (FGD): FGD adalah proses menyamakan persepsi melalaui urun rembug terhadap sebuah permasalahan atau substansi tertentu sehingga diperoleh satu kesamaam (frame) dalam melihat dan mensikapi hal-hal yang dimaksud.

 

 

 

 

PROSES MONEV

 

Proses dalam monev sederhananya adalah “menelusuri” proses pekerjaan proyek atau kegiatan sehingga dapat menemukan “apa yang sesungguhnya terjadi di antara PELAKSANAAN (proses) dengan TUJUAN yang dirumuskan.  Apabila dalam penelusuran atau pemantauan itu ditemukan adanya pesenjangan atau penyimpangan yang direkomendasikan perubahan atau perbaikan sehingga kesenjangan segera teratasi. Atau setidaknya meminimalisir kerugian yang timbul akibat penyimpangan.

 

Karena manfaat monitoring itu sangat besar dan penting dalam peranannya sebagai “alat perencanaan” maka dilakukan dengan metode dan alat yang terstruktur dan sistematis, misalnya dengan menggunakan angket, wawancara, FGD dan sebagainya. Prosesnya secara skematik dapat dilihat seperti dibawah ini:

 

 

Nanang Fattah (1996) menyarankan langkah-langkah monitoring yagdapat bermanfaat diikuti seperti dalam diagram berikut:

 

 

Proses dasar dalam monitoring ini meliputi tiga tahap yaitu:

1.  Menetapkan standar pelaksanaan;

2.  Pengukuran pelaksanaan;

3.  Menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan dengan standar dan rencana.

 

Monitoring dan Evaluasi dilaksanakan dengan mengikuti beberapa langkah sebagai berikut.

 

1.    Tahap Perencanaan: Persiapan dilaksanakan dengan mengidentifikasi hal-hal yang akan dimonitor, variabel apa yang akan dimonitor serta menggunakan indikator mana yang sesuai dengan tujuan program. Rincian tentang variabel yang dimonitor harus jelas dulu, serta pasti dulu batasannya dan definisinya. “Variabel adalah karakteristik dari seseorang, suatu peristiwa atau obyek yang bisa dinyatakan dengan data numerik yang berbeda-beda.” (William N Dunn: 2000).

2.    Tahap Pelaksanaan: monitoring ini untuk mengukur ketepatan dan tingkat capaian  dari pelaksaan program/kegiatan/proyek yang sedang dilakukan dengan menggunakan standar (variable) yang telah dipersiapkan di tahap perencanaan. Setelah memastikan definisi yang tepat tentang variabel yang dimonitor serta indikatornya, maka laksanakan monitoring tersebut. Adapun indikator umum yang diukur dalam melihat capaian pekerjaan antara lain adalah :

 

  Kesuaian dengan tujuan proyek/kegiatan

  Tingkat capaian pekerjaan sesuai target

  Ketepatan belanja budget sesuai plafon anggaran;

  Adanya tahapan evaluasi dan alat evaluasinya;

  Kesesuaian metode kerja dengan alat evaluasi;

  Kesesuaian evaluasi dengan tujuan proyek;

  Ketetapan dan pengelolaan waktu;

  Adanya tindak lanjut dari program tersebut;

 

3. Tahap Pelaporan

 

Pada langkah ketiga, yaitu menentukan apakah prestasi kerja itu memenuhi standar yang sudah ditentukan dan di sini terdapat tahapan evaluasi, yaitu mengukur kegiatan yang sudah dilakukan dengan standar yang harus dicapai. Selanjutnya temuan-temuan tersebut ditindaklanjuti dan hasilnya menjadi laporan tentang program.

 

 

PENUTUP

 

Dari pembahasan di atas jelas bahwa M & E memiliki peran dan fungsi yang sangat penting. Terutama adalah untuk memastikan proses pelaksanaan kegiatan yang sedang berjalan benar-benar “on the track” sesuai tujuan proyek dan program.  Monitoring dapat disebut sebagai “on going evaluation,” yang dilakukan sementara kegiatan berlangsung untuk melakukan perbaikan “di tengah jalan” bila diperlukan. Sementara Evaluasi dimaksud adalah “terminate evaluation,” yang dilakukan pada akhir proyek untuk memastikan apakah pelaksanaan dan manfaat proyek sesuai tujuannya atau tidak.  Lalu, hasilnya dapat dijadikan sebagai masukan untuk perencanaan proyek/program berikutnya.

 

 

 

[1] Bahan pengayaan untuk Pelatihan Evaluasi & Monitoring bagi Gereja-gereja dan Lembaga Mitra EMS yang dilaksanakam oleh Yayasan Dhyana Pura Bali, 4 Maret 2015

[2] Direktur PPSDM Bina Darma Salatiga 2000-2009, Saat ini sebagai Direktur Institute Transformasi Indonesia, Asesor Fasilitator Pembardayaan Masyarakat, juga Penulis, Peneliti dan Trainer independen.

 

 

EFEKTIF: TERCAPAI TUJUAN ADA HASIL,

EFISIEN: TERCAPAI DENGAN CEPAT, TEPAT, MURAH